รู้จักแนวทางบริหารองค์กร ด้วย Organization Chart & Structure

บริหารองค์กรอย่างมีคุณภาพด้วย Organization Chart & Structure

การจะบริหารจัดการองค์กรให้มีประสิทธิภาพได้นั้น จำเป็นต้องอาศัยการวางแผนและการจัดโครงสร้างองค์กรที่ชัดเจน เพื่อให้การดำเนินงานด้านต่าง ๆ เป็นไปอย่างราบรื่น ตลอดจนสามารถบรรลุเป้าหมายขององค์กรได้ ซึ่งในบทความนี้ เราจะพาทุกคนไปรู้จักกับเครื่องมือสำคัญที่ช่วยบริหารจัดการองค์กรให้ดียิ่งขึ้น ได้แก่ “Organization Chart & Structure”

Organization Chart & Structure คืออะไร ?

Organization Chart, Organization Structure หรือที่รู้จักกันในชื่อสั้น ๆ ว่า “Org Chart” เป็นแผนผังองค์กรที่แสดงให้เห็นถึงโครงสร้างการบริหารงานและสายงานแบบลำดับชั้นขององค์กร ซึ่งจะช่วยให้เข้าใจถึงการกระจายอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละฝ่ายและแต่ละบุคคลในองค์กรได้อย่างชัดเจน กล่าวได้ว่า Organization Chart เปรียบเสมือนเข็มทิศนำทางที่ทำให้พนักงานเข้าใจบทบาทของตนเองมากขึ้น รู้ว่าใครเป็นใคร ต้องรายงานสิ่งใดต่อใคร และต้องทำงานร่วมกับใคร

ประเภทของ Organization Chart & Structure

โดยปกติแล้ว Organization Chart จะมีหลายประเภท ซึ่งแต่ละประเภทก็จะเหมาะกับโครงสร้างและรูปแบบการทำงานที่แตกต่างกันไป ในที่นี้ เราขอยก 3 ประเภทหลัก ๆ ที่หลายองค์กรนิยมใช้ ได้แก่

• แผนผังองค์กรแบบลำดับชั้น (Hierarchical Chart) เป็นโครงสร้างแบบดั้งเดิม แสดงลำดับชั้นจากบนลงล่าง เหมาะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่แบ่งฝ่ายและมีสายงานชัดเจน
• แผนผังองค์กรแบบแบน (Flat Chart) เป็นโครงสร้างแบบแนวนอน ลดชั้นลำดับขั้น เน้นการทำงานร่วมกัน เหมาะสำหรับองค์กรขนาดเล็กที่มีความยืดหยุ่นสูง
• แผนผังองค์กรแบบเมตริกซ์ (Matrix Chart) โครงสร้างแบบผสมผสาน พนักงานมีสายงานบังคับบัญชาหลักและสายงานรองที่รายงานต่อหัวหน้าโครงการ เหมาะสำหรับองค์กรที่มีโครงการแบบข้ามสายงาน

องค์ประกอบหลักของ Organization Chart & Structure

• ลำดับชั้นของการบริหารงาน (Hierarchical Levels) แสดงถึงลำดับชั้นของการบังคับบัญชาในองค์กร เริ่มจากผู้บริหารสูงสุดลงมาจนถึงพนักงานระดับปฏิบัติการ
• แผนกหรือฝ่าย (Departments/Divisions) แสดงถึงการแบ่งแยกหน้าที่และความรับผิดชอบตามสายงานต่าง ๆ เช่น ฝ่ายการตลาด ฝ่ายบัญชีและการเงิน ฝ่ายบุคคล ฯลฯ
• ตำแหน่งงาน (Job Titles) ระบุถึงตำแหน่งและบทบาทหน้าที่ของพนักงานแต่ละคน
• สายการบังคับบัญชา (Lines of Authority) แสดงถึงความสัมพันธ์และสายงานการรายงานระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา

อย่างไรก็ตาม การออกแบบ Organization Chart & Structure ที่ดี ควรคำนึงถึงหลักการสำคัญ ได้แก่ ความชัดเจน ความครอบคลุม การไม่ซ้ำซ้อนหน้าที่ และการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ ควรมีการทบทวนและปรับปรุงแผนผังองค์กรอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงและการขยายตัวขององค์กรในอนาคต

ประโยชน์ของ Organization Chart & Structure คืออะไร ?

ช่วยให้โครงสร้างองค์กรมีความชัดเจนมากขึ้น

พนักงานเข้าใจบทบาท หน้าที่ และความรับผิดชอบของตนเอง เนื่องจาก Org Chart จะแสดงให้เห็นชัดเจนเลยว่าบุคลากรแต่ละฝ่ายต้องรับผิดชอบงานอะไร รายงานต่อใคร และต้องประสานงานกับใครบ้าง

พนักงานเข้าใจลำดับชั้นในองค์กร รู้ว่าใครเป็นใคร ใครเป็นหัวหน้าฝ่ายไหน และใครบ้างที่มีอำนาจตัดสินใจ

ช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีจุดมุ่งหมาย เมื่อพนักงานเข้าใจบทบาท หน้าที่ และความรับผิดชอบของตนเองแล้ว พวกเขาก็จะสามารถทำงานได้อย่างมีจุดมุ่งหมาย ตรงตามเป้าหมายขององค์กร

ช่วยให้การทำงานในองค์กรประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

เสริมสร้างการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้ข้อมูลไหลเวียนได้อย่างไร้รอยต่อ เพราะ Organization Structure ที่ชัดเจนจะช่วยให้การสื่อสารระหว่างบุคคลในองค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยไม่ต้องผ่านขั้นตอนที่ยุ่งยาก

ส่งเสริมการประสานงานระหว่างแผนกหรือฝ่าย ช่วยให้การทำงานเป็นทีมราบรื่น เพราะ Org Chart จะแสดงให้เห็นว่าแผนกหรือฝ่ายต่าง ๆ เกี่ยวข้องกันอย่างไร ช่วยให้พวกเขาสามารถประสานงานกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ช่วยให้บรรลุเป้าหมายได้รวดเร็วยิ่งขึ้น เมื่อการสื่อสารและการประสานงานมีประสิทธิภาพ การทำงานร่วมกันก็จะเป็นไปได้ด้วยดี อันจะนำมาซึ่งการบรรลุเป้าหมายที่รวดเร็วยิ่งขึ้น

เป็นเครื่องมือที่ช่วยปูทางให้องค์กรเติบโต

• รองรับการเติบโตขององค์กร การมี Organization Chart & Structure ก็เป็นเหมือนเครื่องมือที่สะท้อนให้เห็นว่าโครงสร้างขององค์กร ณ ขณะนี้เป็นอย่างไร สามารถเติบโตได้อีกหรือไม่ หากเห็นจุดไหนของโครงสร้างที่ควรแก้ไขให้ดียิ่งขึ้น จะได้รีบปรับเปลี่ยนตามสภาพแวดล้อมของตลาด และความต้องการของธุรกิจ
• ช่วยให้การขยายธุรกิจเป็นไปอย่างราบรื่น เมื่อมี Organization Chart & Structure ช่วยกำหนดบทบาทและหน้าที่ พนักงานแต่ละคนก็จะรู้ว่าตนเองต้องรับผิดชอบอะไร ลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน การขยายธุรกิจก็จะสามารถดำเนินไปได้อย่างรวดเร็ว เกิดอุปสรรคน้อยที่สุด

ช่วยในด้านการทำงาน HRM (Human Resource Management)

งาน HRM คือ งานด้านการจัดการทรัพยากรบุคคล ซึ่งการออกแบบ Organization Chart & Structure จะช่วยในด้านการทำงาน HRM ดังนี้

• การวางแผนการจัดหาบุคลากรง่ายขึ้น โดย Organization Chart & Structure จะช่วยให้ HR มองเห็นภาพรวมของโครงสร้างองค์กร และวิเคราะห์ความต้องการบุคลากร การวางแผนสรรหา พัฒนา ตลอดจนการรักษาพนักงานให้อยู่กับองค์กรนาน ๆ
• การประเมินผลมีประสิทธิภาพมากขึ้น Organization Structure ที่ชัดเจนจะช่วยให้ HR สามารถกำหนดตัวชี้วัด (KPI) และประเมินผลพนักงานได้อย่างตรงจุดกว่าเดิม
• การบริหารค่าตอบแทน การมี Org Chart จะช่วยให้ HR สามารถกำหนดโครงสร้างเงินเดือน และสวัสดิการที่เหมาะสมกับแต่ละตำแหน่งได้

ช่วยในด้านการทำงาน HRD (Human Resource Development)

ในขณะที่งาน HRM คือการบริการจัดการ แต่งาน HRD คือการ “พัฒนา” ทรัพยากรบุคคล ซึ่ง Organization Chart & Structure ก็มีประโยชน์มากต่องานด้านนี้เช่นกัน ไม่ว่าจะเป็น

• ช่วยให้ HR สื่อสารกับพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น บริษัทแห่งหนึ่งมีโครงสร้างองค์กรแบบแบน HR ก็จะสามารถเลือกช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมกับ Organization Structure ได้ เช่น การส่งอีเมล การใช้ MS Team
• พนักงานรู้สึกมีอนาคตกับองค์กร Organization Structure ที่เอื้อต่อการพัฒนา จะช่วยให้พนักงานได้มีโอกาสเรียนรู้ ฝึกฝนทักษะ และเติบโตในสายงานได้มากกว่าองค์กรที่โครงสร้างไม่ชัดเจน

อย่างไรก็ตาม การเลือกใช้ Organization Chart & Structure ที่เหมาะสมนั้น ขึ้นอยู่กับปัจจัยต่าง ๆ เช่น ขนาดขององค์กร ลักษณะของผลิตภัณฑ์หรือบริการ สภาพแวดล้อมทางธุรกิจ หรือแม้แต่กลยุทธ์ขององค์กร นอกจากนี้ ควรคำนึงถึงการประสานงานระหว่างฝ่ายต่าง ๆ การกระจายอำนาจในการตัดสินใจ และการติดต่อสื่อสารภายในองค์กรด้วย เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นและสามารถบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

อยากพัฒนาองค์กรให้ดีขึ้น ต้องเริ่มจากการบริหารจัดการภายใน ซึ่ง เจโนไซส์ช่วยคุณได้ ! เพราะเรามีบริการ “HappyWork” ระบบบริหารทรัพยากรมนุษย์สำหรับงานฝ่ายบุคคลและองค์กรสมัยใหม่ พร้อมด้วยฟังก์ชันที่ตอบโจทย์การทำงานด้าน HRM และ HRD ขององค์กรให้ง่ายขึ้นกว่าเดิมหลายเท่า ทดลองใช้ฟรีได้แล้ววันนี้